河北工业大学档案实体分类法真人性交图片

绪论---------------------------------------------------------

第一章 档案实体分类

    档案类办法分手与标记---------------------------------------

    档号的编制-------------------------------------------------

    档案的实体排架-------------------------------------------

第二章 实施敬佩

    党群行政类档案照料实施敬佩---------------------------------

    素质类档案照料实施敬佩-------------------------------------

    学生类档案照料实施敬佩------------------------------------

    科研类档案照料实施敬佩------------------------------------

    居品类档案照料实施敬佩------------------------------------

    基建类档案照料实施敬佩------------------------------------

    仪器设备类档案照料实施敬佩-------------------------------

    出书类档案照料实施敬佩-----------------------------------

    外事类档案照料实施敬佩----------------------------------

    财会类档案照料实施敬佩-----------------------------------

    “211工程”类档案照料实施敬佩------------------------------

    声像类档案照料实施敬佩------------------------------

十三、  电子类档案照料实施敬佩---------------------------------

第三章　业务范例

    立卷归档要求------------------------------

    立卷归档单干----------------------------------------------

    档册的质料要求--------------------------------------------

    归档时候和手续--------------------------------------------

第四章  各业务部门具体归档范围

    学校办公室归档范围------------------------------------------

三、    宣传部归档范围-----------------------------------------

四、    纪检监察处、审计处归档范围-------------------------------

五、  统战部归档范围--------------------------------------------

六、  工会归档范围--------------------------------------------

七、  校团委归档范围--------------------------------------------

八、  国际交流与合作处归档范围----------------------------------

九、  东谈主事处归档范围----------------------------------------------

十、  财务处归档范围-------------------------------------------

十一、教务处归档范围------------------------------------------

十二、科研处归档范围-----------------------------------------

十三、国有资产照料处归档范围------------------------------

十四、学生处归档范围----------------------------------

十五、211工程办公室归档范围-------------------------

十六、校园盘算处归档范围---------------------------------

十七、当代素质中心归档范围-------------------------------

十八、藏书楼归档范围------------------------------------

十九、老干部处归档范围---------------------------------

二十、保卫处归档范围-------------------------------------

二十一、各学院、中心、廊坊分校归档范围---------------------

二十二、城市学院归档范围---------------------------------

二十三、络续教授学院归档范围-----------------------------

二十四、体育部归档范围-----------------------------

二十五、研究生学院归档范围-------------------------------

二十六、后勤照料处归档范围----------------------------

二十七、校办产业照料办公室归档范围----------------------------

第五章 轨制建设

一、    分担率领及专兼职档案东谈主员岗亭使命制---------------------

二、    档案系统整理轨制------------------------------------------

三、    档案果决阵一火轨制-------------------------------------------

四、    档案统计轨制--------------------------------------------

五、    档案看守和库房照料轨制----------------------------------

六、    档案接收轨制-----------------------------------------------

七、    档案修改补充轨制-------------------------------------------

八、    档案借阅轨制--------------------------------------------

九、    档案守秘及密级分手轨制----------------------------

十、    计算机使用照料轨制---------------------------------

第六章  附则

   

序  言

为使我校档案做事得当学校日益发展的需要，终了学校档案实体分类、编号排架、检索的圭臬化和范例化，加强我校档案做事的科学照料，促进举座化业务建设，有用保护和利用档案，更好的为学校各项做事服务，根据中华东谈主民共和国教授部、国度档案局令第27号对于《高等学校档案照料办法》（2008年9月1日执行）、国度教委颁发的《高等学校档案实体分类法》（1994年10月执行）、《中华东谈主民共和国档案法》过火实施办法、联系成心档案照料办法、照料条例等，谀媚我校试验情况，特制定本照料轨制汇编。

 

第一章     档案实体分类

一、档案类办法分手与标记

1、一级类办法分手与标记

一级类目是学校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的边界范围，谀媚我校档案记叙的内容、性质，确定为十三个一级类目，其称呼、标记标记和主要内容如下：

（1）DQ 党群

主要包括学校党群各部门在日常做事中形成的文献材料。

（2）XZ 行政

主要包括学校行政职能部门（教务处、科研处、盘算处、国资处、国际交流与合作处、财务处等部门除外）做事中形成的文献材料。

（3）JX 素质

主要包括学校在素质照料和素质实践行为经由中形成的文献材料。

（4）XS学生

主要包括学生在校时期形成的登记表、学籍表、赏罚材料、加入党团组织材料等。

 

（5）KY 科学研究

主要包括学校在科学研究照料和科学研究实践行为经由中形成的文献材料。

（6）CP 居品出产和科技开发

主要包括学校在居品出产、科技开发、照料及行为中形成的文献材料。

（7）JJ 基本建设

主要包括学校在校园盘算、基本建设照料和基建款式建设中形成的文献材料。

（8）SB 仪器设备

主要包括学校在仪器设备照料和各项仪器设备肯求购置、开箱验收、安设调试、维修校正、肯求报废等各个要害中形成的文献材料。

（9）CB 出书

主要包括学校在出书做事照料和出书行为经由中形成的文献材料。

（10）WS 外事

主要包括学校在外事做事照料和外事行为中形成的千般文献材料。

（11）CK 财会

主要包括学校在财务做事照料和管帐核算行为中形成的文献材料。

（12）SX 声像

主要包括反馈学校各项行为和历史发展的具有保存价值的千般以音响、画面形象等方式记录的成心载体（相片、灌音带、幻灯片、影视胶片、缩微胶片、光盘、磁盘等）过火相等套的笔墨材料。

（13）JY神秘

主要包括学校各个部门在公文处理、会议记录、做事经由中形成的有密级的文献材料，或深嗜重要、影响深入的清贫事件、论文、论著，或未完成、已完成的科研款式、科研效果、清贫课题等.

2、二级类办法设立和标记

二级类目是对一级类办法细分。细分的圭臬是根据该档案的形成门径和本性，谀媚档案记叙和反馈的内容、性质等进行设立。

二级类办法标记，经受“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目一次累计为12、13……99，但10、20……等带有“0”的数字无谓。

3、三级类办法延伸与标记

在二级类目确定的设立原则、范围、方法的基础上，由学校根据需要和可能自行决定是否延伸三级类目，其标记方法与二级类目相通。

二、档号的编制

1、档号：档号是存取档案的代号，是排架的依据，必须反馈学校档案的分类体系和物理位置。

2、档号编制的原则：必须得当唯独性、合感性、踏实性的要求，即灭亡档案部门内的档案不得重号；粗浅插卷，使其有充分延伸的余步；不成轻松变动；能得当计算机照料的需要，施展排架、检索的双向功能。

3、档号结构、模式和标记：

（1）档号包括年度号、分类号、档册号三个部分。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。少数延伸到三级类办法，还应把三级类目代号包括进去。比如：“党委会议记录”的分类号，由一级类目组成的为“DQ”；由二级类目组成的为“DQ11”；由三级类目组成的为“DQ11XX”。

档册号相似有特定的含义，它是按所取舍的分类号最下位门径编码。由于档册数目不同，档册号可不限级数。

（2）档号的模式。档号的模式章程为：年度号+分类号+档册号。

（3）档号的标记。经受汉语拼音和阿拉伯数字相谀媚的羼杂号码制。全宗号、年度号、分类号、档册号、件号之间，用说合标记“—”连合。举例：1990年内容是学籍照料的第23号卷的档案，可标为：1990—JX13—23。

三、档案的实体排架

从襄助档案的举座性和粗浅查找接头，可不接头看守期限（即可不按往时永久、恒久两个看守期限分别排架的方法）。但编定档号前，在不影响档册之间有机推断的前提下。将永久的排在前边，恒久的排在临了。在按档号排架时，按年代---- 一级类目纵向排列。举例：1996—DQ11、1996—DQ12、1996—DQ13……17的永久卷按二级类办法先后门径排列，其次是1996—DQ11、1996—DQ12、1996—DQ13……17的恒久卷，仍按二级类办法先后门径排列。党群类排完排名政类，方法与党群类相通，即党群、行政类长入按先党群后行政，按一级类目----年代纵向排架。其他千般均分别按一级类目----年代纵向排架。如灭亡年的素质类最初排永久卷，其次排恒久卷。永久、恒久每个看守期内的档册门径按二级类目代号的先后门径排列。

第二章　实施敬佩

一、党群行政类档案照料实施敬佩

第一条　学校各党政职能单元在党政照料行为中形成的千般载体的具有保存利用价值的文献材料，要立卷归档，辘集保存，以备考查和利用。

第二条　档案是历史的真正记录，是党和国度的宝贵钞票，任何单元和个东谈主不得暗里保存，应立卷归档，按章程移交综合档案室辘集照料，更不成随做事调动私自带走或阵一火。

第三条　各秘书处理部门都应建立健全文献材料立卷归档轨制，明确主宰率领，配备兼职档案东谈主员，实时网罗整理，按时立卷归档。

第四条　综合档案室负责督促、指导、检察、匡助立档单元立卷归档，负责接收、整理、分类、果决、看守、提供利用档案和档案的统计及阵一火做事。

第五条　归档范围

主要包括党委系统、行政系统、工会、团委、民主党派等组织的千般会议文献、会议记录；各党政部门的做事盘算、转头；上司机关与学校对于东谈主事照料、行政照料、党务照料的文献材料。具体如下：

１、上司机关颁发的千般提示、章程、办法、见知、批示和清贫的文献、函件等；

２、千般决议、决定、章程、办法、晓示、公告、见知等；

３、本部门做事盘算、盘算、转头、简报等；

４、会议记录、纪要、千般会议文献等；

５、朝上司机关的讨教、酬报及批复等；

６、学校历史沿革、大事记、机构变迁、更更称呼、启用钤记等文献材料；

７、清贫的东谈主民来信来访过火处理结果等；

８、清贫的来去信件、函件，清贫的电话记录等；

９、收发文登记簿等；

10、千般东谈主员编制、东谈主员名册、各项统计报表等；

11、干部任免、赏罚规范等；

12、教职工委用、转正、定级、下野、退职、离退休、工伤、抚恤材料等；

13、教职工工资、福利待遇等；

14、清贫行为的相片、题词、什物、追忆品等；

15、其他有窥探利用价值的文献材料；

16、不归档的文献材料：

（1）上司机关普发的供参阅、不要求办理的文献材料；

（2）上司机关征求意见不决稿的文献材料；

（3）无考查利用价值的事务性、临时性文献材料；

（4）重份文献材料；

（5）未经学校率领审阅签发的未收效的文献、草稿、一般性文献的历次修改稿（清贫法例性文献除外），文献的各次校对稿（主要率领东谈主亲笔修改稿和负责东谈主署名的临了定稿除外）等；

（6）校内各部门相互抄送的，不需要履行的文献；

（7）无极端保存价值的信封，一般性表态、商量、一般性问题、提倡一般性建议或意见的来去信件；

（8）以参考为办法从各方面网罗的文献材料；

（9）本机关负责东谈主兼任外机关职务形成的与本机关无关的文献材料；

（10）同级机关和非附属机关的文献材料，包括参加非主宰机关召开的会议不需要贯彻执行和无窥探价值的文献材料；非附属机关抄送的不需要办理的文献材料；

（11）下级机关的文献材料，包括下级机关送来参阅的简报、情况反馈、不应抄报或不必备案的文献材料；越级抄送的一般性的、不需要办理的文献材料；下级机关抄报备案的一般性文献材料。

第六条　归档要求

归档的文献材料，应该遵命其当然形成门径，保持文献之间的有机推断，分类立卷，使其既能正确反馈本单元主要做事职能，又便于查找、利用和果决。

第七条　档册质料要求

１、归档文献应王人全齐全。已阻挡的文献应赐与修整，笔迹迟滞或易褪变色的文献应赐与复制，应去掉文献上的金属物。

２、档册分类明晰，卷内文献排列有序，一般应按照卷内文献材料的清贫进度或时候门径排列。应批复在前，讨教在后；蓝本在前，附件在后；转发件在前，被转发件在后。

３、卷内文献有笔迹和图表的画面应一面编写一个页号，空缺面不编号，页号位置在每页文献材料正面的右上角、后面的左上角。

４、填写卷内文献目次（卷内文献目次装订在档册文献之前），主要包括：

（1）序号：卷内文献件号；

（2）文献编号:文献的发笔墨号，莫得文号不填写；

（3）使命者：制发文献的组织和个东谈主，即文献的发文机关或署名者；

（4）落款：文献标题。莫得标题或标题不范例的，可自拟标题，外加“[]”号；

（5）日历：文献形成的时候，以8位阿拉伯数字标注年、月、日；

（6）页号：卷内文献每页门径号，灭亡卷内不成出现相通的页号；

（7）备注：注视文献应说明的情况。

5、填写备考表（备考表置于档册汉文献之后），主要包括：

（1）本卷情况说明：填写本卷文献缺损、修改、补充、移出、阵一火等情况。

（2）立卷东谈主：负责整理归档文献的东谈主员姓名；

（3）检察东谈主：负责检察归档文献整理质料的东谈主员姓名；

（4）立卷时候：归档文献整理完毕的日历。

二、素质类档案照料实施敬佩

第一条　素质档案的网罗、整理、立卷、归档做事是素质照料的清贫要害。学校素质档案实行预立卷轨制，即实行由教务处、研究生学院、络续教授学院、学生处及各学院（系、部）、中心等素质照料部门立卷的轨制。要求将档案做事纳入本单元发展盘算、纳入做事盘算、纳入管当事人谈主员考核范围；布置、检察、转头、验收素质做事及照料的同期，布置、检察、转头、验收素质档案做事。

第二条　各素质立档单元应明确联系东谈主员分担素质档案做事（即兼职档案员），具体负责素质档案的网罗、整理、立卷、归档、移交做事，并对做事范围内形成的档案材料的齐全性负有清贫使命。

第三条　归档范围

主要包括反馈我校素质照料、素质实践和素质研究等行为的文献材料。具体范围如下：

1、　综合

（１）上司下达的联系素质做事的文献材料；

（２）素质革新、培养方针、培养规格、学制等方面的提示章程等；

（３）学校盘算、实施盘算、联系素质的规章轨制、会议记录、调研酬报、简报、转头等；

（４）素质检察、评估和各级优秀素质质料评奖材料等；

（５）统计报表；

（６）学生提示会材料等。

2、　学科与实验室建设

（１）上司联系学科、专科设立及建设、实验室设立及建设的文献材料等；

（２）学科、专科、实验室论证、评估、申报、审批材料等；

（３）重心学科、专科、实验室建设材料等；

（４）学科、专科、实验室建设盘算、简报、转头材料等；

（５）学科、专科、实验室建设统计报表等。

3、　招生

（１）上司联系招生做事的文献材料等；

（２）招生盘算、章程、生源盘算；

（３）更生选取材料；

（４）招生简章。

4、　学籍照料

（１）学生学籍卡片；

（２）学生收货单；

（3）学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）；

5、　课堂素质与素质实践

（１）各专科素质盘算、素质大纲；

（２）课程建设要求及安排、校历表、课表；

（３）社会调查、社会实践盘算、转头及联系材料。

6、　学位

（１）上司联系学位做事的文献材料；

（２）学校学位评定条例、办法及盘算、转头等；

（３）学位委员会会议记录、决议等；

（４）学位委员会授予各眉目学位清册；

（５）本科生优秀学士学位论文；

（６）博士、硕士研究生论文及答辩材料。

7、　毕业生

（１）上司联系毕业生办事的文献材料；

（２）毕业生做事盘算、简报、转头；

（３）毕业生供需统计、盘算、合同；

（４）毕业生办事名册；

（５）毕业生注册名册。

8　课本

（１）自编、主编课本及文章等；

（２）各专科使用课本目次。

第四条　归档要求

１、移交目次手工书写一份，应用不磨灭的玄色或蓝色钢笔，笔迹要求工致通晓；

２、每个档册必须按章程方式逐件填写卷内目次。对材料原有落款不要轻松转换和简化，若原有落款无试验内首肯无落款的，要重新拟定并在前后加“［］”；

３、每一档册不得进取200页；

4、 卷内材料情况说明，应填写在备注表内，若无说明，也应该将立卷东谈主、检察东谈主姓名、立卷检察时候填写上。检察东谈主应是立卷单元负责东谈主。

第五条　归档时候

一般在每学年收尾后(即年底前)，将上一学年形成的档案材料全部归档王人全。有极端要求的档案材料可随时归档。

第六条　档册质料要求

应按问题梗概相通的门径组卷，其中批复在前，讨教在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次清贫斟酌稿在后；论断性材料在前，依据性材料在后。

三、学生类档案照料实施敬佩

第一条  学生类档案是高校档案的清贫组成部分，是每个学生在校时期成长的真正记录。

第二条  学生类档案从德、智、体、能等各个方面全面反馈学生在校时期的涌现与成长情况，同期，记载了学生家庭、社会关系及政事、经济等情况，对于学校照料学生、指导办事和用东谈主单元采纳东谈主才极具窥探价值。

第三条  教务处、学生处、团委、各学院、高中毕业学校是学生类档案文献材料的形成单元，都要建立健全立卷归档轨制，明确主宰率领，配备兼职档案东谈主员，实时网罗、整理、立卷、归档并按时移交。

第四条  应建立严实的监督机制。学校应在校档案部门辘集长入照料基础上，建立由学生处、各学院或系组成的照料监督机构，对接收进来的学生档案进行层层审核。如学生类档案中个东谈编缉墨材料必须有本东谈主署名。凡章程由联系部门审查盖印的材料， 干系部门必须加盖公章。材料装入档之前， 要进展核对，保证档案材料可以、不漏。

第五条　综合档案室负责监督、指导、检察、匡助立档单元立卷归档；负责接收、整理、分类、果决、看守、提供利用档案；负责档案统计、阵一火做事。

第六条 归档范围

主要包括高等学校培养的学历教授学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、赏罚记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

第七条  归档要求

１、归档的文献材料应该遵命文献、材料的当然形成门径，保持文献、材料之间内在有机推断，便于查找与利用。

２、归档材料布置时， 布置两边经办东谈主要履行署名手续，注明经办单元实时候。

3、接收档案必须填写移交清册，一式二份，写明档册标题、卷内文献页数、档册数目、移交时候、布置两边要签名盖印，并同期移交电子载体（版块）。

四、科研类档案照料实施敬佩

第一条　科研档案是指本校在科学工夫行为中径直形成的具有保存价值的科技文献材料（包括笔墨材料、电子材料、图纸、影片、灌音带、摄像带、标本等）。

第二条　档案是历史的真正记录，是党和国度的宝贵钞票，必须辘集长入照料，确保齐全、准确、系统、安全、便于开发利用，科研处、各学院、各科研院（所）、重心实验室在素质、科研行为中形成的科技文献材料应立卷归档，按章程移交综合档案室辘集照料，任何单元和个东谈主不得私自留存或阵一火。

第三条　科研处、各学院、各科研院（所）、重心实验室等是科技文献材料的形成单元，都要建立健全立卷归档轨制，明确主宰率领，配备兼职档案东谈主员，实时网罗、整理、立卷、归档并按时移交。

第四条　综合档案室负责监督、指导、检察、匡助立档单元立卷归档；负责接收、整理、分类、果决、看守、提供利用档案；负责档案统计、阵一火做事。

第五条　归档范围

１、科研综合照料、科研课题（科研准备、研究实验、转头果决、申报奖励、推行应用）等方靠近学校和社会刻下和恒久具有参考价值和笔据作用的科技文献材料。

２、研究课题（款式）的依据性材料、试验经由中形成的数据、调查记录、原始性材料和效果性材料以及清贫学术论文、酬报、专著等有保存价值的科技文献材料。

第六条　科技文献材料由科研文献材料形成部门和课题组立卷、归档，应该遵命科技文献材料的当然形成门径，保持文献材料之间内在有机推断，便于查找与利用。

第七条　档册质料要求

１、将每个研究课题的科研文献材料进行系统整理，视其材料些许，组成一题一卷或一题数卷。

２、内容不可分的科研文献材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，讨教在后。

３、接受档案必须填写移交清册，一式二份，写明档册标题，卷内文献页数，移交时候等，布置两边要签名盖印同期移交保存数据的电子载体（版块）。

４、课题组负责归档前的果决做事，提倡每个档册的看守期限和分手密级。

四、居品类档案照料实施敬佩

第一条　居品档案系指我校自行瞎想、试制、出产、筹划和销售经由中径直形成的，对学校和社会有保存价值的笔墨材料、图纸、图表、摄像带、样品或样品相片等。

第二条　档案是历史的真正记录，是党和国度的宝贵钞票，必须辘集长入照料，确保齐全、准确、系统和安全、便于开发利用、校办产业各单元在出产行为中形成的有保存价值的文献、材料应立卷归档，按章程移交档案室辘集看守，任何单元和个东谈主不得私自留存或阵一火。

第三条　校办产业各单元是居品档案的形成单元，要建立健全立卷归档轨制，明确主宰率领，配备兼职档案员，实时网罗、整理、立卷、按时归档。

第四条　档案室负责督促、指导、检察、匡助立档单元立卷归档；负责接收、整理、分类、果决、看守、提供利用档案；负责档案统计阵一火做事。

第五条　归档范围

居品综合照料性文献，居品研制、居品出产试制与果决、居品出产、居品销售工夫服务各阶段对学校和社会刻下与遥远具有参考和笔据作用的文献、材料等。

第六条　归档时候

照料性文献材料在次年六月底以前归档。居品研制、居品果决、居品出产类材料在居品肃穆投产后两个月内归档。

第七条　归档要求

１、归档的文献材料应该遵命文献、材料的当然形成门径，保持文献、材料之间内在有机推断，便于查找与利用。

２、居品在投产经由中形成的档案可暂不装订或部分装订，装盒后编号上架，以利于档案的续补，待通盘居品停产后全部装订。

３、接受档案必须填写移交清册，一式二份，写明档册标题、卷内文献页数、档册数目、移交时候、布置两边要签名盖印，并同期移交保存数据的电子载体（版块）。

４、校办产业照料部门负责归档前的果决做事，提倡每个档册的看守期限和分手密级。

五、基建类档案照料实施敬佩

第一条　基建档案是基建做事的真正记录，是基建款式工程从提倡、立项、审批、勘探瞎想、施工、出产准备到好意思满投产（使用）的全部经由中形成的有保存价值的笔墨、图纸、图表、声像等千般载体的历史记录。它是学校基本建设做事的清贫依据。必须充分施展基建档案辛勤在工程建设、盘算、勘测、瞎想、施工、照料、科研、抗灾、战备、改建、扩建和维修等做事中的作用，使基建档案齐全、准确、安全看守并有用利用。

第二条　归档范围

包括建设文献、施工工夫文献和好意思满图三部分。齐全、准确、系统地编制好意思满图和整理出联系工夫文献材料是各工程照料部门、建设单元、施工单元和瞎想单元的共同职责。基建档案做事要作念到两个同步，即：档案做事一开动就与工程建设同步进行；好意思满材料的积蓄、整编、强项做事与施工的进展同步进行。工程好意思满验收时，要提交一整套及格的工程好意思满档案辛勤，并行为好意思满验收的必要条目之一。

第三条　归档时候

１、各项工程验收时，好意思满档案不齐全、不准确、不得当要求的，不予验收。好意思满档案在工程验收及格后两个月内向档案室报送。

２、按款式的是做事阶段或子款式收尾归档，停、缓建工程工夫档案应在工程停、缓建后立即归档。

３、归档的好意思满辛勤，一式二份（一份交城建档案管，一份学校档案室保存）。

第四条　归档要求

１、基建档案必须实行辘集长入照料的原则，全校的基建档案由档案室辘集长入照料。工程好意思满档案，必须真正地反馈工程好意思满后的试验情况，具有永久和恒久保存价值的文献材料必须齐全、准确、系统，需签章的手续必须王人全。所归档的文献整理当为原始件，存复印件的需注明原始件的去处。今后编研、维修、改建、扩建、笔据利用，无论是否原件，均应具有法律效用。

２、基建部门要由又名主宰率领分担基建档案做事，并配备又名兼职档案员负责基建文献的网罗、整理、立卷、归档做事。

３、编制工程好意思满档案，必须经受不易磨灭的具有较长看守期限的玄色、蓝黑画图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。好意思满图要在新施工图纸上修改，必须图面整洁，反差显著，笔墨材料笔迹要工致、明晰。但凡归档的相片（含底片）及声像档案，要求图像通晓，声息明晰，笔墨说明准确。

第五条　组卷要求

１、组卷原则

好意思满档案要遵命工程好意思满文献的当然形成门径，并保持档册内基建文献、施工工夫文献和好意思满图之间的有机推断，得当其专科本性，便于照料和利用。

一般要求是：建设款式按单项工程组卷；单项工程按先笔墨、后图纸组卷；笔墨材料和图纸均按专科分类。

２、质料要求

组卷前要防卫检察基建文献、施工工夫文献和好意思满图是否按要求网罗王人全、齐全，作念到不丢项不漏项，图实相符。笔墨材料的抄写件要笔迹工致；复印件要笔迹明晰、安定，能得当恒久保存。编绘的好意思满图应是新蓝图，图面整洁、线条笔迹明晰，修改得当工夫要求，图纸反差高超。好意思满图办法加盖好意思满图章。

３、卷内文献材料排列门径要依据卷内的材料组成而定。一般门径为：封面、目次、文献材料部分、备考表、封底。组成的档册勤快好意思不雅、整王人。

４、图纸折叠经受图面折向里方“手风琴风箱式”，标题、栏、好意思满图章应露在外面，图纸折叠以后大小应以４＃图基本幅面的尺寸（２９７*２１０毫米）为准。小于５＃图纸的文献材料要用４＃白纸映衬。

５、编写页号以孤独卷为单元。有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在笔墨材料的左下角，双面书写的笔墨材料页号编写为正面在右下角，后面在左下角。图纸折叠后不管何种方式，一律编写在右上角。

六、仪器设备档案照料实施敬佩

第一条　仪器设备档案是指行为学校固定资产照料的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、维修、校正、报废等全部行为经由中径直形成的具有保存价值的笔墨、图样、声像、记录等不同载体的材料，以及立时文献材料。主要包括千般国产和外洋引进的精密、可贵、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套立时工夫文献以及在接收、使用、维修和改进做事中产生的文献材料。

第二条　仪器设备档案属于国度的清贫工夫储备，是学校仪器设备照料做事的组成部分和清贫要害，任何个东谈主不得占为己有，必须相持辘集长入照料的原则，确保档案齐全、准确、系统、安全。

第三条  档案室负责督促、指导、检察、匡助立档单元立卷归档。立档单元配备兼职档案员，负责档案材料的接受、整理、分类、果决、照料和移交档案做事。

第四条　归档范围

１、设备申购酬报、盘算、论证酬报及上司批复；设备订购合同贯通谈纪要、记录；入口设备购置经由中联系工夫、商务文献等；

２、设备开箱记录、装箱单、发票、质料文凭、报关单、运脚、保障单、结算单；设备安设、调试记录和两边署名移交文献、保修单；验收酬报及笔墨材料；索赔来去函件及结果文献；设备说明书、图纸及全套立时文献；设备使用、磨练、故障、事故记录；事故调查分析及处理意见；设备工夫校正和开发经由中形成的工夫文献材料等。

第五条　归档要求

设备照料部门负责设备文献材料的立卷做事。设备开箱、调试经由中，立时文献和形成的文献以及运行记录，维修记录、事故酬报由设备照料东谈主员网罗。归档的设备照料文献、仪器设备文献必须遵命其当然形成门径，保持其有机推断，必须与什物一致并有成套性，便于查找和利用。设备索赔经由中形成的文献材料，由负责索赔的管当事人谈主员网罗。

七、出书类档案照料实施敬佩

第一条　学校在剪辑出书报纸、刊物等出书物行为中径直形成的具有保存价值的笔墨、图表及声像等载体材料，均属出书档案。出书档案是国度科学文化和学校素质科研发展的历史记载，是学校档案的清贫组成部分。出书档案做事要纳入出书剪辑单元的照料轨制，纳入出书做事和盘算，纳入各部（室）负责东谈主和负责剪辑、出书印刷东谈主员的职责范围。出书、剪辑部门在布置盘算、检察、转头、验收做事时，要同期布置盘算、检察、转头、验收出书档案做事。

第二条　有出书物的部门要有一位负责东谈主分担出书物的档案做事，并确定恰当的专、兼职档案东谈主员，协同校档案部门进展作念好出书档案的网罗、整理、立卷、归档做事。

第三条　归档范围

归档的主要内容波及综合照料、出书物的编审、出书等方面，重心是出书行为各个阶段形成的文献材料，尤其是出书物自身。包括学校自行剪辑出书的学报、学术刊物、我校及联系部门肃穆批准的出书物的审稿单、原稿、样书及出书刊行记录等。

第四条　归档要求

１、出书物档案以出书物称呼立卷，一书（刊）组成一卷，期刊视情况几期一卷，提防分清年度，不可混年立卷。

２、跨年度的出书物档案，放在出书物的出书年度立卷。

３、出书物档案内的原稿、样书均须去除金属物，修补阻挡处。

４、页、件号的编制，凡有字的页均在非装订一侧右上角编写页码，样书只编件号。

５、出书物档案档册标题以竹帛著（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。

八、外事类档案照料实施敬佩

第一条　学校与番邦团体或个东谈主在学术研究、科技合作、东谈主才交流、友好往复等行为中径直形成的且具有保存价值的笔墨、图表以及声像载体材料等。

第二条　外事档案由档案室辘集照料，确保齐全、系统、准确和安全，以便于学校今后各项做事考查和开发利用。档案室负责督促、指导、检察、匡助立档单元归档。努力终了外事档案科学化照料，豪恣开发信息资源，为学校素质、科研、东谈主才交流服务。

第三条　外事部门应明确主宰率领，配备兼职档案东谈主员，实时网罗、整理、立卷，按时归档。

第四条　归档范围

１、上司对于外事做事的文献；

２、学校派遣联系东谈主员出席国际会议、放洋窥探、讲学、合作研究、学习锻练的材料；学校聘用的境外各人、教师在素质、科研等行为中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及照料番邦或者港澳台地区各人、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外东谈主士名誉职务、学位、称号等的不同载体的文献材料等。

３、本校东谈主员在外洋得到的文凭、奖状、奖品等的复印、影印件等；

４、番邦解救学校的追忆礼品。

５、无谓归档的文献材料：

（１）上司对于外事做事普法、不要求办理的文献；

（２）未收效的合同、契约书；

（３）无窥探利用价值的一般性，临时性函件等。

第五条　归档要求

同党群类、行政类档案归档要求相通。

九、财会类档案照料实施敬佩

第一条　财会档案是指在财会照料和管帐行为中径直形成的具有保存利用价值的笔据、账簿、报表及财务照料等文献材料。

第二条　归档范围

１、财务照料文献材料。

２、管帐笔据类：原始笔据、记账笔据、汇总笔据、其他管帐笔据等。

３、管帐账簿类：总账、明细账、日志账等。

４、财务酬报类：月度、季度、年度财务酬报，包括管帐报表、附表、附注及笔墨说明等。

５、其他类：银行入款余额援助表，银行对账单等。

第三条　归档要求

１、财会档案应当有管帐机构按照归档要求，负责整理归档，立卷，成册，编制财会档案看守清册。

２、按照管帐年度时候进行组卷，不同庚度的管帐核算材料不成放在一王人立卷。

３、财会部门将千般记账笔据按时候门径整理，组成一卷或多卷，每卷不进取２００页，厚度不进取２ｃｍ为宜。

４、财会部门移交管帐档案时候：当年财会档案，在管帐年度闭幕后可能暂时由财会部门看守１－２年，期满后的次年６月前，由财会部门的档案东谈主员，将应归档的财会档案编制移交目次一式二份，连同档册辘集向学校档案部门办理手续。

５、经受电子计算机所进行管帐核算的单元，应保存打印出纸质档案。

６、综合档案室接受看守的档案，原则上应保持原有封装，极端情况的应当与管帐部门经办东谈主员共同整理，分清使命。

十、“211工程”档案照料实施敬佩

第一条 “211工程”建设款式档案是指从建设款式的提倡、立项、审批、建设到款式好意思满验收的全经由中径直形成的、具有保存价值的千般文献材料，是“211工程”款式建设的真正记录和原始笔据，是检察、验收“211工程”建设款式的清贫依据。   第二条 “211工程”建设款式档案做事是“211工程”建设款式的清贫组成部分，必须纳入款式建设盘算、纳入照料轨制、纳入联系东谈主员的岗亭使命。实行“211工程”款式建设与档案做事同步照料，即在布置、检察、验收、转头“211工程”建设款式时，同期布置、检察、验收、转头“211工程”建设款式档案做事。    第三条 “211工程”建设款式率领小组，负责监督、检察、调和学校“211工程”建设款式开展过火档案做事；款式照料职能部门和子款式建设单元、子款式率领小组必须明确档案做事负责东谈主，并确定恰当的专（兼）职档案东谈主员，作念好档案材料的网罗整理和归档做事。    第四条 “211工程”建设款式档案必须实行辘集长入照料，确保齐全、准确、系统和安全，便于开发利用。    第五条“211工程”建设款式文献材料的形成、积蓄、整理和归档做事，由文献材料的经办部门和经办东谈主员负责。    第六条 我校“211工程”建设款式档案波及的主要部门及使命：    1、“211工程”办公室：负责学校“211工程”总体盘算、申报立项、款式强项、实施照料以及款式检察、评估、转头、验收等做事中形成的文献材料的网罗整理归档，并向档案室移交；监督指导各款式组按照“211工程”建设的联系章程，使形成的材料范例化，确保验收时档案文献材料王人全、齐全。    2、盘算处：负责“211工程”款式建设基建类文献材料的网罗整理归档，并向档案室移交。    3、国资处：负责“211工程”款式建设仪器设备招标、购置、使用的联系照料和服务做事文献材料的网罗整理归档，并向档案室移交（按照财务联系章程，需存财务处的原件由财务处保存归档）。

4、财务处：负责“211工程”款式建设专项资金的财务照料、使用情况文献材料的网罗整理归档，并向档案室移交。

5、东谈主事处：负责“211工程”建设款式师资队列建设联系文献材料的网罗整理归档，并向档案室移交。    6、研究生学院：负责“211工程”建设“翻新东谈主才培养盘算”联系文献材料的网罗整理归档，并向档案室移交。    7、科研处：负责“211工程”款式建设科研效果文献材料的网罗整理归档，并向档案室移交。    8、审计处：负责“211工程”款式建设中期和终了的审计及日常抽查做事文献材料的网罗整理归档，并向档案室移交。    9、子款式建设单元和子款式负责东谈主：共同负责本款式建设文献材料的网罗整理并实时归档。款式年度自查、中期自查、结题转头酬报应实时向“211工程”办公室移交，由“211工程”办公室整理、组卷后向档案室移交；负责在款式建设中按要求实时向款式照料部门上报联系材料；安排专东谈主负责款式建设华夏始辛勤的网罗整理看守；安排专东谈主负责大型仪器设备辛勤的照料和进展作念好设备使用、维修记录。    10、档案室：负责学校“211工程”建设款式档案做事的照料、监督与指导；作念好日常的业务顾问、指导做事和款式档案的检察、验收做事；负责接收“211工程”建设款式档案材料，并按国度章程进行科学照料。    第七条 归档材料的质料要求    1、文献材料必须准确反应款式建设的真正内容，手续完备，制作和书写材料利于恒久保存。    2、凡归档的本校形成的文献及与外单元签定的合同、契约书等文献材料，均需加盖公章。    3、对施工文献、施工图及设备工夫文献的准确性和转换情况必须实时进行核实，并按要求修改到相应的文献或图纸上。    4、归档的文献材料必须是原件。    第八条 组卷基本原则    1、遵命文献材料的形成门径，保持相互之间的有机推断，区别不同价值，便于看守和利用。    2、仪器设备可按阶段、结构、部件均分别组卷。    3、基建类档案按工程款式组卷。    4、照料内容的文献材料按问题、时候或清贫进度排列，要提防密不可分的材料排列：正件在前，附件在后；正稿在前，原稿在后；批复在前，讨教在后。    5、为保证一个款式档案的齐全性、系统性、科学性，在组卷时应标记“河北工业大学211工程建设款式××款式××（子款式称呼）××（内容）材料”。    6、各款式建设单元和款式照料部门，应通过年度自查自评、中期检察和款式结题转头，对款式档案进行检察，实时处理档案做事中的联系问题。

十一、声像类档案照料实施敬佩

第一条　声像档案是国度机构、社会组织及个东谈主在社会行为中径直形成的，对国度和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反馈方式，辅以笔墨陈说的历史记载。声像档案是高校档案的一个清贫的组成部分，它具有客不雅、形象和真实的本性，能活泼、具体地再现学校素质、科研及各方面做事效果，真正记录学校各个时期发展的面庞。和其他笔墨、图纸、什物档案一样，声像档案具有现实的查证和利用价值，对历史研究具有清贫的参考利用价值，是学校清贫的档案辛勤和宝贵钞票。

第二条　基本原则

１、凡反馈我校教授行为和历史发展，具有保存价值的千般以音像、画面形象等方式记录的成心载体过火相等套的文献材料均属声像档案。

２、声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反馈方式以及制作方法、看守条目、利用方式均与纸质载体不同，必须遵命声像载体的本性和门径，进行极端整理和照料。

３、声像档案必须实行辘集的照料，确保其齐全、准确、系统和安全，便于开发利用。声像档案形成数目大、利用效率高的部门，经批准可设立分室。分室可包括本部门形成的声像档案。分室在业务上接受档案室的指导，每年如期向档案室申诉书面情况酬报及办理移交清单。

４、声像档案材料的形成、积蓄、归档是我校各部门的做事职责之一，学校各部门要根据声像档案载体的本性把声像档案做事纳入我方的照料轨制中，实行“三纳入”、“四同步”的原则，与各项照料做事追究谀媚，实行制作做事和建档做事同步照料。即制作主谈主员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

５、要努力终了声像档案做事从劝诫照料向科学照料的标的谬误，并徐徐经受计算机照料技巧，豪恣开发声像档案信息资源，为进步我校的素质科研和照料做事水平服务。

第三条　归档范围

凡我校在党政照料、素质、科研、出产、外事行为中径直形成的，对国度、社会和学校有保存价值的声像材料均属归档范围。具体如下：

1、率领行为类

（１）上司率领来校观测，题词；

（２）本校率领管待外宾、出访、国际交流、参加清贫会议等行为形成的声像材料等；

（３）著明东谈主士来校参不雅、观测形成的声像材料等。

2、重要会议及清贫行为类

（１）学校重要会议和行为形成的声像材料。如：校庆、党代会、教代会等的开、抛弃式、会议代表及率领谈话；

（２）学校组织的文艺、体育行为等形成的声像材料；

（３）学校的千般各项检察评估等形成的声像材料。

3、统战、宣传类

（１）各民主党派环球团体行为形成的声像材料；

（２）清贫宣传行为形成的声像材料；

（３）记者来访形成的声像材料。

4、获奖类

（１）出席省、市的先进集体、个东谈主等获奖的声像材料；

（２）在学校各项行为中被评为校级先进集体、个东谈主获奖的声像材料；

（３）在素质行为中获地市级以上奖励形成的声像材料；

（４）在科研、科技开发、校办企业方面获奖的声像材料。

5、素质行为类

（1）国表里有影响的各人、老师、著明学者来校讲学形成的声像材料；

（2）本校著明老师、各人在素质行为中形成的声像材料；

（3）学校在各项素质行为中形成的声像材料；

（4）学生参加千般竞赛行为形成的声像材料；

（5）博士、硕士毕业生答辩形成的声像材料；

（6）学校各学院每年毕业的专科生、本科生、硕士生、博士生毕业生合摄影片。

6、科研行为类

（1）重要科技效果、科技交流、获国度奖励的科研款式的声像材料；

（2）在本校举办的国际性、寰宇性和省级学术行为形成的声像材料；本校学术年会开、抛弃式，大会发言，著明学者酬报等声像材料。

7、外事类

（1）外籍学者、著明东谈主士来校参不雅、调查交流及讲学、联谊行为形成的声像材料；

（2）建立校际关系、执意契约等典礼方式的声像材料；

（3）本校举办的国际学术会议及本校各人学者参加国表里重要学术行为和授予的荣誉学位，荣誉称号的相片；

（4）学校率领出访，聘用外籍名誉老师，客座老师过火他清贫外事行为的相片。

8、居品、仪器设备类

（1）本校研制、试制、出产的居品样品；

（2）居品使用情况的时事声像材料；

（3）价值10万元以上的重要仪器设备的样照和安设调试运行照。

9、校园建设

（1）学校场景及学校清贫的石碑、牌匾、泥像相片；

（2）建校经由中的各项基建工程开工和好意思满形成的声像材料。

10、其它

（1）学校发生的重要事故、突发事件及抢险救灾现场相片；

（2）学校率领、名东谈主、老师在科研、出访、讲学、糊口等行为中形成的相片；

（3）其它具有重要深嗜和保存价值的相片。

第四条 归档要求

1、归档的声像载体材料必须对学校和社会刻下与遥远利用具有参考价值和笔据作用。

2、归档的声像载体材料必须反馈声像制作行为的全经由，保证齐全、准确、系统。

3、归档的声像载体材料必须遵命其当然门径，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的当然推断，提防其成套性本性。

4、归档的声像材料须是原版、原件，而且要求图像、声息通晓，附有笔墨说明（如：形成时候、所在、东谈主物、内容、拍摄者等），并连同笔墨说明、底片一王人归档。

第五条 声像档案材料移交、立卷归档单元及归档时候

1、党委宣传部、学校办公室、出书部门、学生处、团委、体育部以过火它声像材料形成部门，均为立卷单元，应将在各项行为中形成的声像材料的网罗、归档做事纳入各部门的职责范围，明确专东谈主负责。贯彻执行上司联系声像档案的提示精神，以襄助声像档案的齐全和安全。在业务上接受校档案室的指导。

2、院系毕业生合影（相片、底片、名单）于每年暑假前移交，各院系行为相片，可在重要行为收尾后随时移交。

3、学校重要行为档案，应在行为收尾后1个月内移交综合档案室归档。其它可随时归档，最迟需要在次年6月底以前向综合档案室移交。

4、声像款式负责东谈主、编导和其他制作主谈主员，要按单干进展作好制作记录，通盘做事收尾后，按归档要求向本单元专（兼）职档案员移送全套案本，任何单元和个东谈主不得占为己有。

5、单元专（兼）职档案员对网罗上来的声像载体材料，按章程规范进行系统整理后向档案室移交。

6、不得当看守要求的声像档案材料，应由声像档案形成部门重新整理后才能归档。

7、声像档案材料的移交，应按照时候门径、行为内容逐项进行整理、编目，编制检索器具，保证声像材料形成的当然门径，确定看守期限，保证归档声像材料的齐全。

十二、电子类档案照料实施敬佩

第一条 电子档案指我校师生职工在素质、科研、照料等行为中形成的具有参考和利用价值并行为档案保存的在数字设备及环境中生成，以数码方式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯相聚上传送的文献。电子文献的收发登记表、机读目次、干系软件、其他说明等应与相对应的电子文献一同归档保存。

第二条 各部门在自动化办公经由中过火他行为中形成的电子文献应有部门率领分担，并指定专东谈主负责电子文献的照料、果决和归档，将电子文献的网罗、整理、归档、看守、利用纳入机关秘书处理规范和干系东谈主员的岗亭使命。

第三条 电子文献如故产生，必须严格要求妥善看守，确保其不磨灭、不损坏、不失真。其真正性、齐全性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第四条 电子档案应与其他门类和载体的档案实行辘集长入照料。各部门必须如期通过校园局域网向档案室归档。通过电子信箱移交，或以磁盘、光盘等方式归档。任何部门或个东谈主不得完结归档，更不得将归档电子文献占为己有。

第五条 档案管当事人谈主员应以身殉职，具备计算机和相聚应用学问，熟练掌持学校计算机相聚系统的操作、复制等工夫，组织编制归档电子文献的千般检索器具，并积极主动提供服务，充分施展归档电子文献的千般检索器具。

第六条 归档范围

我校机关各部、处、室，各学院，研究所（室、中心），各直属单元在相聚办公经由中或未通过相聚，但在计算机上处理过的，记录和反馈部门各项做事情况的千般电子文献经果决为档案的材料，应通过相聚或使用磁盘、光盘、磁带等载体进行复制，进行归档保存。具体参照联系纸质文献的归档范围进行归档并章程看守期限。归档类型包括：

1、笔墨处理文献：指用计算机笔墨处理工夫形成的笔墨文献、表格文献等，网罗重心是定稿电子文献和肃穆电子文献。

（1）定稿电子文献：用计算机草拟文献时形成的临了一稿文献，记录了文献形成的临了结果，明确了公文拟稿、核稿、签发等要害的使命者；对突出清贫的文献，其历次修改稿如果都有必要保存时，每一稿应以不同的标记区别。

（2）肃穆电子文献：将修改、签发完毕的定稿电子文献肃穆制作完毕，能期骗其文献的职能，其标记应以肃穆文献文号注明，并提防网罗王人全。

2、图像文献：用扫描仪等设备得到的静态图像文献，如果其压缩计算方法极端，则应将干系软件一王人归档。

3、图形文献：经受计算机赞助瞎想或画图得到的静态图形文献，网罗时应提防其对设备的依赖性问题，不可遗漏干系软件和千般数据。

4、摄像文献：用视频、音频采集设备得到并经计算机处理的音频动态文献，网罗时应提防其标记和干系软件。

第七条 归档决议

1、逻辑归档：指在计算机相聚上，将电子文献的物理地址存放在由档案室限定的相聚服务器存储器中，使该电子文献能供档案室和其他业务部门有用利用和处理的经由。

2、物理档案：指把计算机过火相聚中，经过档案处理的电子文献，卸载到一定的载体上，向档案室移交，实行脱机保存的经由。

学校办公自动化及文档一体化照料系统运行后，并具有踏实、可靠的相聚环境和严实的安全照料措施，以及对内容清贫的电子文献实行制作纸质版块的部门，可实行逻辑归档。脱离校园网进行的电子文献，或在办公自动化及文档一体化照料软件不完善的情况下，应采取物理归档方式。

第八条 电子文献逻辑归档的基本要求

1、综合档案管当事人谈主员要会同计算机系统照料东谈主员设定查询归档电子文献的权限和范围。

2、肃穆电子文献如故产生，任何部门或个东谈主不得轻松修改、删除。

3、电子文献归档操作由各部门指定专东谈主负责，办理完备的电子文献要按照要求进行分类、编号并确定看守期限，然后发送到档案室的归档电子信箱内。

4、在档案室设立归档服务器，并指定专东谈主负责，负责在相聚上接收各部门发送的归档电子文献，作念好电子文献的果决和审查做事。

5、归档电子文献如有该电子文献产生及运行经由的元数据文献，则应将元数据文献一王人归档保存。

6、校园网里面要有可靠的安全防护措施确保数据准确无误的运行。

7、档案管当事人谈主员在设备更新时应参与数据更换做事，并记录在案。

8、电子文献归档后，应建立检索目次，相聚照料东谈主员要实时计帐网上的复制件。

第九条 电子文档物理归档的基本要求

1、用优质的光盘、磁盘、磁带等载体，并打消计算机病毒。本办法保举经受的载体按优先门径分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘行为归档电子文献恒久保存的载体。

2、按照本汇编对电子文献进行分类、组盘、编号、确定看守期限。

3、存储电子文献的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、称呼、密级、看守期限、硬件及软件环境。

4、将相应的电子文献机读目次、干系软件、其他说明等一同归档并附归档电子文献登记表，进展填写干系内容，同期要有干系使命者署名，方为有用。

5、综合档案室要如期对已归档电子文献进行检察、复制，并经受先进工夫技巧进行安全看守。清贫的电子文献必须拷贝至永远性的载体上，至少一式2套，一套封存看守，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异域异库看守。对于加密电子文献，则应解密后再完成上述做事。

6、需要恒久保存的电子文献应当把归档电子文献与相应的机读目次存在灭亡载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及干总计据存在灭亡载体上。

7、原电子文献数据集载体在完成电子文献归档后，保留时候至少一年。

8、在相聚中进行了逻辑归档操作的电子文献应按上述归档经由完成物理归档。

第十条  电子文献的检测和果决

1、在进行电子文献归档检测做事时，应按其基本工夫条目进行检测。其内容包括：硬件环境的有用性、软件环境有用性过火信息记录方式等。

2、电子文献的归档果决做事，参照国度对于文献的现行联系章程执行，果决结果在电子文献的机读目次上制作相应的标记，并由负责东谈主签署意见。如果文献形成单元经受了某些工夫方法保证电子文献的有用性和齐全性则应把其工夫方法和干系软件一同移交给接收单元。

第十一条 电子文献的整理

1、电子文献的整理，应按内容、看守期限、密级等成分相对辘集。

2、电子文献应按《档案著录规矩》著录，并制成机读目次。

3、归档电子文献文献应填写登记表。

第十二条   电子档案的看守

1、查验

1．1 档案看守部门应配备相应处理设备，以保证完成电子档案的查验做事。归档的每套载体均应接受查验，及格率应达到100%。与纸质档案同期保存的电子档案可采取抽样查验的方法样本数部少于总额的20%，及格率应达到100%。

1．2 查验款式：

1．2．1载体有划痕，是否清洁；

1．2．2有无病毒；

1．2．3审核电子档案的齐全性和有用性审核手续；

1．2．4何时登记表、软件、说明辛勤等是否王人全；

1．2．5 将查验结果填入电子档案入库登记表。查验有误的，应送还形成单元，重新制作。

2、移交手续

验收及格后，档案看守部门在电子档案入库登记表上署名盖印。一式两份，一份交电子文献形成单元，一份自存。

3、看守要求

电子档案看守除应具备纸质档案一般的要求外，还应得当下列条目：

3．1归档载体应作念防写处理。不得擦、触摸记录涂层。载体应治理存放，作念到防尘、防变形；

3．2环境温度采取范围：14度---24度；相对湿度采取范围：45%--60%；

3．3存放是应之一旨趣强磁场，并与无益气体隔断；

3．4电子档案在形成单元看守，也应参照上述条目。

4、存效性保证

4. 1 每存满一年，对电子档案试验的形成单元和档案看守部门的设备更新情况进行一次检察登记；

4. 2 每满2年进行一次抽样机读查验，抽样率不低于10%。如发现问题实时采取恢复措施；

4. 3 设备环境更新时应阐明库存载体与设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转机做事，原载体同期保留时候不少于3年；

4. 4 磁性载体上的电子档案；每4年转存一次。元载体同期保留时候不少于4年；

4. 5 如期查验结果应填入电子档案登记表。

5、利用

5. 1 电子档案的封存载体不得外借；

5. 2 利用时使用拷贝件；

5. 3 利用时要降服守秘章程；

5. 4 利用者对电子档案的使用应在权限章程的范围之内；

5. 5 具有守秘章程要求的电子档案上网必须得当国度或部门联系的守秘章程，要由稳妥的安全措施。

6、电子档案的阵一火果决

6. 1 电子档案的阵一火果决，按国度现行联系章程执行；

6. 2 电子档案的阵一火，应在办理审批手续后，方可实施；

6. 3 非守秘电子档案可进行逻辑删除，属于守秘范围的电子档案被阵一火时，如存储在不可擦除的载体上，需联通存储载体一王人阵一火并在相聚中透顶打消。

7、统计

档案看守部门应实时按年度对电子档案的看守、利用等情况进行统计。

第三章  业务范例

一、立案归档单干

1、部门、课题组立卷归档是学校档案做事的基本轨制和基础条目，各部门必须单干明确，协同配合。

2、学校各部门分担档案做事的负责东谈主，应督促干系部门、联系东谈主员进展作念好档案的立卷归档做事。

3、全校性、综合性的事件或事项由学校办公室负责立卷归档。

4、立卷归档波及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口立卷。

二、档册的质料要求

1、对各门类档案的总体质料要求是：遵命文献材料的形成门径，保持相互之间的有机推断，区别不同类别、不同看守期限分类组卷，便于照料和利用。

2、卷内文献材料必须准确反馈学校素质、科研和照料行为的真正内容，手续完备，制作的书写材料得当文秘写稿要求，纸张笔迹利于恒久保存。

3、照料内容的档案应按问题、时候或清贫进度排列，要提防密不可分的材料排列门径：批复在前，讨教在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次清贫斟酌在后；论断性材料在前，依据性材料在后的原则。

4、专题性、成套性档案（含素质、科研、居品与科技开发、基建、设备、出书物档案）按阶段、结构、部件均分别组卷。具体情况参阅本范例第二章“实施敬佩”中的干系内容。    

5、在充分照拂前述原则和本部门干系文献的有机推断的前提下，灭亡部门的文献材料应按永久和恒久卷分别组卷。

5. 1 确定文献材料的保存价值、看守期限，要根据学校做事的需要和为国度积蓄历史文化钞票的需要，准确进行判断：

凡反馈学校主要职能行为和基本历史面庞，对本校、国度建设、历史研究有遥远利用价值的，列为永久看守；

凡反馈学校一般做事行为，在恒久内对学校做事和社会有窥探价值的，列为恒久看守。

5.2 对上司发来的文电，除少数径直针对本校，并要执行的清贫文献应列为永久看守外，其余大宗为恒久看守。

6、卷内文献材料要求：笔墨材料在前，图样在后；图样按目次或图号排列；配套的极端载体的笔墨材料按联系章程整理。

7、立卷时，视文献材料数目的些许进行组卷，当灭亡问题的文献多时，可经受硬卷皮成卷或单份装订法，一般不进取200页；当问题单一，文献较少，又未便一王人归类时，可按件数归档。

8、卷内文献材料按门径排好后，装订的档册不管单面或双面，惟有是书写的文献材料，均应交替在非装订线另一侧上角编页号；不装订的档册，应在卷内每份文献材料恰当位置加盖有单元称呼、档号、兼职档案员或归档东谈主员钤记的戳记，并逐项填写明晰。

9、每个档册必须按章程方式逐件填写卷内目次，对文献材料原有落款不要轻松转换或简化，若原有题目无试验内首肯无落款的，要重新拟定并在前后加[]；莫得使命者、年、月、日额文献，要考据明晰，实时补上；会议记录应详细出主要内容。

10、卷内文献材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷东谈主、检察东谈主姓名、立卷时候和检察时候写上。检察东谈主应是立案单元负责东谈主。

11、档册落款应简明确实、方式一致。一般包括主要使命者、内容、称呼（文种）等。部分档册落款可以是款式的称呼代字、代号过火组件、部件、阶段的代号和称呼。一般写在卷面，不进取50字。

12、要去掉卷内文献上的金属物，托裱阻挡文献，笔迹较迟滞的应复制，复制件与原件放在一王人。装订用三孔一线，不装订的档册应按圭臬用细线逐件装订。

13、除有极端要求外，档案的档册方式和千般表格、卡片的内容、规格、用纸应长入。卷皮一般用250克以上较结识的牛皮纸制成的全闭塞试的，规格为300毫米*220毫米，厚度为10、15、20、30、40、50、60毫米；表格用纸为260毫米*185毫米，卡片为125毫米*75毫米，用70克以上的白色书写纸。某些极端规格以国度制定的联系圭臬为准。

三、归档时候和手续

1、党群行政部门的档案一般应在次年六月底以前归档；尚未办理完毕的跨年度事件，待事件收尾后随收尾时候归档。

2、素质部门的档案一般按素质年度归档，即在每年寒假前将上一素质年度形成的档案材料立卷归档。

3、成心档案的归档时候：

（1）科研、基建款式、专题性或成套性款式档案在完成通过果决验收后两个月内归档；报奖材料在报奖同期归档；居品研制、居品果决、居品出产类材料在居品肃穆投产后两个月内归档。

（2）国内采购设备，从提交采购盘算至设备验收完毕，参加使用两个月后。外洋引进设备，为索赔期满两个月后，使用单元将应归档的设备文献材料按章程移交综合档案室。

（3）逻辑归档方式归档的电子文献为文献材料办理完毕后立即归档。

（4）带有密级和行业要求的档案材料（包括声像档案、什物档案、电子档案等）经办单元可随时归档。

4、接受档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明档册标题、卷内文献页数、档册数目、移交时候，布置两边要签名(盖印)。

第四章  各部门具体归档范围

一、学校办公室归档范围

1、上司及校内有归档价值的文献材料；

2、党委会议记录、党委大事记、党代会材料及中层干部会议记录；

3、党委发布的决定、办法、提示、批转、酬报和见知；

4、学校党委组织的大型行为材料；

5、党委做事盘算、酬报、转头等；

6、党委负责东谈主的清贫谈话稿和参加上司会议发言稿；

7、党群系统清贫统计材料；

8、信访材料及有归档价值的其他材料。

9、学校文献、规章轨制、校率领的清贫谈话和参加校外会议发言稿；

10、校长办公室会议、行政会议及全校性做事会议记录等；

11、学校年度、学期做事盘算、酬报、转头；

12、全校性做事调查材料和劝诫先容、学校评估材料；

13、本校历史沿革、大事记等；

14、本校与其他单元的签约书等；

15、学友、校庆过火它做事材料等；

16、有归档价值的其他材料，如:集体奖文凭、千般代表大会材料，等等。

二、党委组织部、党校具体归档范围

1、上司对于组织做事的提示、决定、见知、简报等文献材料；

2、规章轨制、做事盘算、转头、决定、酬报、调查材料等；

3、本校组织机构的变动、讨教、批复和千般统计报表等；

4、副处级以上干部名册；各分党委、直属支部、总支委员名册，党员名册；分党委、总支、支部改组酬报、审批材料等；

5、干部任免材料、政工师评审材料

6、对于接管新党员、霸术党员转正的名册等；

7、党内统计报表、党员组织关系先容信等；

8、有归档价值的其他文献材料。

三、宣传部归档范围

1、上司及校内联系宣传方面的文献材料；

2、学校各项行为的相片、光盘等；

3、联系报谈学校情况的辛勤、光盘等；

4、做事要点和年终转头等；

5、我校想想政事做事的调查统计材料过火它联系材料；

6、《河北工业大学报》（报刊、原稿、评审单）；

7、有归档价值的其他材料。

四、纪检监察处、审计处归档范围

1、上司纪检、监察部门对于纪检监察做事的清贫文献；

2、纪委、监察处规章轨制；

3、纪委、监察处做事盘算、转头、酬报（包括调查酬报）；

4、案件调查材料及清贫统计数据；

5、校纪委会议记录；

6、党员处分、复查材料；

7、环球来信来访及处理意见；

8、有归档价值的其他文献、辛勤等；

五、统战部归档范围

1、上司及本校有归档价值的文献材料；

2、本校统战做事盘算、转头、决定、决议、酬报、见知等；

3、统战做事情况调查、典型材料、统计表等；

4、本校各级东谈主大代表、政协委员名单；

5、对于港、澳、侨务做事文献材料等；

6、各民主党派成员和负责东谈主名册及联系材料；

7、统战做事清贫会议记录等；

8、有归档价值的其他文献材料。

六、工会归档范围

1、上司下发的联系工会和妇女做事的文献材料等；

2、年度做事盘算、转头、清贫酬报、清贫见知、统计报表等；

3、职工代表大会、工会委员会、妇女做事的联系文献材料等；

4、工会奖赏先进集体、先进个东谈主的文献材料、名单等；

5、下层工会干部贯通员名册等；

6、有归档价值的其他文献材料。

七、团委归档范围

1、上司及校内联系共青团方面的文献材料；

2、团委做事盘算、转头、清贫酬报及千般规章轨制等；

3、团委千般统计年报及做事当中形成的典型材料等；

4、本校团代会、学代会干系文献辛勤等；

5、奖励、处分团聚的文献材料及复查材料；

6、批准入团、离团材料及名单，团干部、团聚名册等；

7、团委、学生会的清贫会议记录及形成的文献材料等；

8、本校学生组织参与的千般学会、社团的联系文献材料；

9、团委牵头进行的重要行为的联系文献材料；

10、社团行为、半工半读、社会实践联系文献材料；

11、有归档价值的其他文献材料。

八、国际交流与合作处归档范围

1、上司及校内联系外事的文献材料，上司的批复；

2、本部门制定的规章轨制、盘算、转头以及外事会议材料；

3、外事做事统计报表、国际会议、比赛材料、千般函件、契约书等；

4、外籍联系东谈主员干系材料、教职工放洋讨教、酬报、批复及邀请函等；

5、放洋（境）讲学、窥探、调查及研究东谈主员联系文献材料；

6、本校与外洋单元完成的国际合作款式、效果等文献材料；

7、番邦官员、各界东谈主士来校参不雅调查的文献材料；

8、番邦留学生的学籍卡片、收货、录简名单、毕业论文、学生名册、学生去处、素质盘算、素质大纲及千般联系安排等；

9、有归档价值的其他文献材料。

九、东谈主事处归档范围

1、上司及校内联系东谈主事（含离退休东谈主员）方面的文献材料；

2、本单元或上司机关针对本单元制定的规章轨制、做事盘算、酬报转头、调查材料、会议记录；

3、教职工评定、聘任职务职称材料及任职阅历评审表；

4、起薪单、变薪单、止薪单等；

5、东谈主员调入、调出材料、工资统计报表等；

6、劳动工资见知单、工资关系先容信存根等；

7、东谈主事统计报表、教职工名册登记表等；

8、千般补助、补助、津贴的文献材料及名册等；

9、政府特贴各人，有杰出孝敬各人、后生科技各人等千般各人评审材料；

10、接收毕业目生拨见知单及东谈主员里面调动见知单等；

11、教职工退休、退职、下野和放洋的联系文献材料等；

12、教职工援外、支援迢遥地区和异域安置等文献材料；

13、教师做事量的章程及执行情况、教师业务考核材料等；

14、使用打散工的联系文献材料等；

15、对于机构设立、变化、编制盘算及上司批复等；

16、奖赏和奖励先进集体、先进教职工的文献材料；

17、处分教职工的材料和复查、打消处分的文献材料；

18、师资培养、教师锻练章程、盘算安排等的文献材料；

19、放洋东谈主员契约等材料；

20、有归档价值的其它文献材料。

十、财务处归档范围

1、上司下发的联系财务方面的文献材料；

2、本处规章轨制、做事盘算、年终转头等；

3、管帐报表、账本、管帐笔据、工资明细表、助学金、奖贷学金等；

4、有归档价值的其它文献材料。

十一、教务处归档范围

1、上司下达联系素质方面的文献材料；

2、教务处制定的规章轨制、照料办法等；

3、素质检察、评估、优秀素质质料评奖材料等；

4、联系实践素质方面的文献辛勤等；

5、素质盘算、课表、教师任课名单等；

6、学生收货、学籍变动联系材料等；

7、教师自编、主编课本、素质使用目次等；

8、毕业生学位审核及领取文凭材料等；

9、联系素质照料方面的科研立项等的文献材料；

10、上司下达的联系招生方面的文献材料；

11、学生招生录简表；

 12、与其他单元签的联系契约书、合同等；

 13、招生简章；

14、有归档价值的其它文献材料。

十二、科研处归档范围

 1、上司下达的联系科研做事方面的文献材料；

 2、科研处制定的规章轨制、照料方法等；

3、科技统计年报及千般报表等；

4、专利文凭原件或复印件及干系文献材料等；

5、横向、纵向科研款式批准的文献材料及合同等；

6、科研效果果决、获奖文凭及干系文献材料等；

7、《河北工业大学学报》、（书刊、原稿、评审单）；

8、有归档价值的其它文献材料。

十三、国有资产照料处归档范围

  1、上司及本校联系仪器、设备做事的文献材料；

  2、本校仪器、设备照料方面形成的文献材料及规章轨制等；

  3、仪器、设备统计报表、做事年度（季度）盘算、转头等；

4、10万元以上仪器设备说明书及全套立时文献材料，以及在接收、使用、维修和改进做事中产生的文献材料等；

5、有归档价值的其它文献材料。

十四、学生处归档范围

  1、上司下达的联系学生做事的文献材料；

2、本部门的做事盘算、做事转头、制定的照料办法和规章轨制等；

  3、毕业生办事方面的文献材料等；

  4、学生奖励、贬责、处分、贷款、勤工助学等联系文献材料；

5、更生入学登记表、毕业生登记表及学生在校时期形成的具有保存价值的文献材料等。

6、联系想想政事教授、心里健康教授的文献材料等。

  7、联系军训、学生执戟服役方面的文献材料等；

  8、有归档价值的其它文献材料。

十五、“211工程”办公室归档范围

1、上司联系“211工程”建设的综合性文献

2、“211工程”办公室做事盘算、转头

3、“211工程”办公室做事的联系材料

4、国度级、省（市）级、校级三级重心学科建设款式干系材料

5、“211工程”建设款式的提倡、立项、审批、建设到款式好意思满验收的全经由中径直形成的、具有保存价值的千般文献材料及光盘等。

十六、校园盘算处归档范围

 1、上司联系基建做事的文献，尤其是上司的批复；

 2、规章轨制、做事盘算、年度转头、统计报表；

 3、全校性总体盘算、瞎想总体平面图、水、电、气管谈分散图、地质勘探、地形测量等材料；

 4、基建工程款式全套辛勤（包括前期文献、好意思满辛勤）；

  5、有归档价值的其它材料。

十七、当代化素质中心归档范围

 1、上司下达联系当代教授方面的文献材料；

 2、规章轨制、做事盘算、转头、报表等；

 3、学校大型行为灌音、摄像、光盘等声像档案；

 4、有归档价值的其他材料。

十八、藏书楼归档范围

 1、上司下达的联系史籍文献的文献材料；

2、本单元制定的千般章程、条例、办法、轨制；

 3、千般统计报表、年度做事盘算和转头等；

 4、校社交流形成的文献材料；

5、有归档价值的其它文献材料。

十九、老干部处归档范围

  1、上司下达联系离退休方面的文献材料；

  2、千般行为的干系材料和千般补贴明细等；

  3、年度做事盘算、转头、统计报表等；

  4、有归档价值的其他文献材料。

二十、保卫处归档范围

  1、上司下达的联系文献材料；

  2、本处制定的做事盘算、规章轨制、年终做事转头等；

3、清贫酬报、清贫会议记录、千般调查材料、统计报表等；

  4、重心（要害）部门的公安保卫、消防做事清册及照料经由中形成的文献材料等；

5、年度考核中形成的材料：如参加东谈主数、考核品级等；      6、千般赏罚情况：包括赏罚依据的文献、申报表及批示等；

  7、本处做事简报；      8、本处讨教及率领批复意见等文献材料；      9、本处东谈主员培训、聘岗等东谈主员照料方面的动态情况等；      10、户籍、交管等服务性做事方面形成的综合性文献辛勤；      11、政保做事方面的清贫文献材料。      12、有归档价值的其他文献材料。

二十一、本部各学院归档范围

1、上司下达联系院（系）建设等的文献材料；

  2、院系制定的照料办法、规章轨制等；

  3、毕业相片及底板；（相片规格不进取25cmX13cm）

  4、本科生优秀毕业论文（有代表性的）；

  5、集体或个东谈主获奖文凭、文献材料等；

  6、有归档价值的其他文献材料。

二十二、城市学院归档范围

1、上司下达联系二级学院的文献材料；

2、城市学院制定的照料办法；

3、学院党委和学院行政印发的千般文献；

4、党委会、院长办公会、理事会等形成的会议记要；

5、学院历史沿革联系材料；

6、招生简章、招生录简表；

7、重心学科建设等文献材料

8、素质检测、评估、优秀素质质料评奖材料；

9、实验室等千般统计表；

10、素质盘算、课表、教师任课名单；

11、学生收货、卡片、学籍变动材料；

12、自编、主编课本、素质使用目次；

13、毕业生名册、毕业生相片；

14、毕业生调配决议；

15、军训、学生执戟服役材料等；

16、学生贷款(国度助学贷款、生源地贷款、校内贷款等)联系材料；

17、大学生样式健康教授情况；

18、学生赏罚材料；

19、开学典礼、毕业典礼、入学教授、毕业教授等重要行为材料；

20、毕业目生拨决议及毕业生追踪调查和信息反馈材料；

21、管帐报表、帐簿及笔据；

22、有归档价值的其他文献材料；

二十三、络续教授学院归档范围

在线尺子

  1、上司下达的联系成东谈主教授的提示性、指导性文献材料；

  2、学校及络续教授学院制定的轨制、办法、章程等综合性文献材料；

  3、招生做事材料；

4、学籍照料材料；

  5、素质照料材料；

  6、学生做事材料；

 7、有归档价值的其他文献材料。

二十四、体育部归档范围

  1、上司下达联系体育素质的文献材料；

  2、体育部做事盘算、转头，制定照料办法、规章轨制等；

  3、提示会和参加校外体育行为的文献材料等；

  4、有归档价值的其他材料。

二十五、研究生学院归档范围

1、上司下达有归档价值的文献；

  2、研究生学院制定的照料办法；

  3、学位论文及答辩材料；

  4、更生选取名单（录检表）、学生收货、学籍变动材料；

  5、学位文凭、毕业文凭披发登记表；

6、有归档价值的其他材料。

二十六、工程教师中心归档范围

  1、上司下达有价值的文献材料；

  2、本单元制定的千般章程、条例、办法、轨制等；

  3、千般年度报表和年度做事、盘算、转头等；

  4、有归档价值的其他文献材料。

二十七、后勤集团归档范围

  1、上司下达的联系后勤照料等方面的文献材料；

  2、规章轨制、做事盘算、年终转头等；

  3、有归档价值的其他文献材料；

二十八、校办产业照料办公室归档范围

  1、上积极本校对于居品出产与科技开发照料方面的文献材料；

  2、本单元为居品出产与科技开发制定的千般章程、条例、办法、轨制等；

3、居品开发与科技开发年度做事盘算、转头、统计报表等；

4、居品款式全套材料等；

5、千般有价值的合同、契约等；

6、有归档价值的其他文献材料。

二十九、其他部门归档范围

其他部门档案的立卷归档范围参照联系党群行政部门，有未尽事宜与学校综合档案室协商惩处。

第五章  轨制建设

一、分担率领及专、兼职档案干部岗亭使命制

1.主宰率领

(1)负责贯彻执行教授部和国度档案局制定的《高等学校档案照料办法》（第27命令）和上司对于档案做事的提示、章程，执行联系计策、法则。

(2)加强对学校档案做事的率领，把档案做事纳入学校举座发展盘算，并排入议事日程，加以研究。

(3)如期召开校档案做事委员会会议。听取联系档案做事的讲述。研究、布置、检察档案做事。

(4)实时档案做事和档案室的建设与发展惩处做事中的重要问题和困难，徐徐改善档案照料做事条目，使档案做事与学校各项做事调和发展。

(5)负责监督、检察本校档案门类、载体的王人全与齐全。

(6)强项学校档案做事各项照料轨制。

(7)执行档案法和档案做事照料轨制，在做事中收货显赫者赐与奖励或表扬，对罪人或违犯轨制者赐与品评或惩处。

2.综合档案室主任

(1)负责率领综合档案室的日常做事。

(2)负责贯彻执行《中华东谈主民共和国档案法》和上司联系档案做事的提示、章程，执行联系计策、法则。

(3)制订学校档案做事发展盘算、盘算及照料各项轨制，并组织实施落实。

(4)协助分担率领召集学校档案做事委员会会议，并对档案做事提倡要求，对档案材料的王人全、齐全进行监督、检察。

(5)专揽召开全校档案做事例会，搞好档案做事的培训、考评、转头。

(6)接受主宰率领的寄托，作念好档案的联系做事。

3.各部、处、室、馆、所、学院分担率领

(1)负责率领本部门的档案做事，根据上司机关和我校制定的联系规章轨制，检察、指导联系东谈主员作念好档案的网罗、整理、立卷归档做事。

(2)作念好宣传做事，宣传《档案法》和档案做事的清贫深嗜，把档案做事列入本部门做事的议事日程。

(3)将作念好档案做事纳入本部门联系东谈主员的职责范围，并行为转头、考核做事的内容之一。

4.校综合档案室专职东谈主员

(1)接收、整理、统计、看守全校千般门类、千般载体的档案。

(2)草拟、修改联系档案做事的轨制、办法，并监督贯彻落实。

(3)监督、检察、指导和协助联系处、室、学院、部作念好档案的形成、积蓄、整理和立卷做事。

(4)组织联系东谈主员进行业务学习，转头交流做事劝诫。

(5)编制档案检索器具、史料汇编等，积极主动提供利用。努力进步级案的社会效益和经济效益。

(6)参加或指导兼职档案东谈主员参加科技效果、试制居品、基建工程或大型精密稀缺仪器设备的果决、验收、开箱做事，实时将联系档案材料网罗王人全，归档保存。

(7)作念好档案的安全守秘和"九防"做事。留心失、泄密过火他灾害事故的发生。

(8)负责已进取看守期限档案的果决

（9）不停进步我方的业务做事才气与科学研究才气。

5.各部、处、室、馆、所、学院、分校兼职档案员

(1)学习贯彻《档案法》、档案做事各项照料轨制及业务学问，掌持本部门贯彻执行档案做事轨制的情况，并实时向部门负责东谈主讲述。

(2)检察、督促本部门文献材料的形成、积蓄、看守和整理立卷、归档做事，保证归档文献材料王人全、齐全、系统。

(3)归档档册作念到组卷合理，档册质料得当要求。

(4)积极参加业务学习，主动接受校档案室的业务指导和督促检察，按章程时候向档案部门归档。

二、档案系统整理轨制

综合档案要对千般档案进行系统整理。要求分类明晰、排列眉目、编目科学、能反馈档案的当然形成门径，保持历史推断，便于看守利用。

1.全宗分手明晰

我校现有六个全宗档案。按照档案照料和整理原则，灭亡全宗档案不可分散，不同全宗的档案不成稠浊。

2.作好档册的编目，档册标题编写合理，得当三要素要求。

3.档案的分类编号合理科学，退守交叉和稠浊。

4.档案实体排架范例：

（1）我校档案按档号门径排列。

（2）档案上架排列应从上到下，从左到右。

（3）底图平放看守。

（4）声像档案按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。

（5）什物档案根据不同类别摆列摆放个别可不按档号排架。

5.编制好档案的检索器具。

（1）档案的档册目次应根据不同类别的档册分别编制，作念到档号不重叠。

（2）要根据需要分别编制著录标引卡、东谈主名卡、文号索引专题索引等检索器具。

（3）根据上司主宰部门联系法律法例谀媚我校试验情况编制计算机检索器具。

6.档案箱柜编排范例

（1）一个档案库房内的箱柜号不成重叠，五节一套的档案柜以套为单元，从上至下排列。

（2）每间库房内箱柜的编号，以进库后从左到右成反S型标的排列。

7."档案存放暗示图"、"指引卡"的设立

（1）档案库房内绘制"档案存放暗示图"，表明存放档案的内容和位置，便于存、取档案。

（2）每个档案箱柜设立指引卡，并插入箱柜的卡座其款式包括全宗号、类目号、档册起止号。"指引卡"是指明箱柜内存放档案情况和赞助检索档案的器具。

三、档案果决阵一火轨制

档案的果决管当事人如若指对综合档案室所藏己满看守期限档案的果决。它是甄别和判定档案的保存价值。决定档案存毁的做事。

1.档案的果决做事，必须在校档案做事委员会的率领下由档案馆和联系业务部门组成果决小组共同进行。

2.对进取看守期限的档案，由果决小组提倡存毁意见。凡需阵一火的档案，必须造具清册，主宰校长批准。

3.阵一火档案时要指定两名监销东谈主到指定的造纸厂监销以防失密。监销东谈主要在阵一火清册上署名。

4.对所存管帐档案，每年果决阵一火一次。其他档案每五年进行一次。经果决无保存价值的档案要在果决年内阵一火完毕。

四、档案统计轨制

档案统计做事是档案部门掌持情况、分析和研究问题、制定盘算的清贫要害。根据国度档案局的联系章程谀媚我校档案做事试验对档案统计作如下章程:

1.统计做事应具备的器具是:档案收进、移出登记簿、档案年报。档案借阅统计表、档案利用效果登记表。

2.千般统计器具的统计方法

（1）档案收进、移出登记于每年12月底统计填写以反馈当年一年千般的收进、移出情况。

（2）档案年报根据上司联系章程按时填报。

（3）档案借阅统计。平时作好借阅登记作念到实时登记或加盖送还戳记。每半年统计一次。

（4）档案利用效果统计。平时要进展作念好"利用效果反馈登记"、每半年统计一次，并实时积蓄利用效果的事例。

（5）年底作念好档案利用效果统计。档案利用效果统计应反馈利用档案的类别、称呼及通过利用档案取得的社会效益和经济效益。

五、档案看守和库房照料轨制

为了襄助档案的齐全与安全，延长档案的寿命，以保证档案的遥远利用，特作如下章程。

1.严格执行联系档案接收、照料、借阅和安全守秘轨制进展履行所章程的登记、署名、检察手续。如期检察档册数目作念到帐实相符。

2.切实作念好借阅、催促送还做事。每学期对馆藏档案核对一次。

3.每学期初对所归档案的安全现象进行一次检察并作念好记录、发现问题实时惩处。

4.作念好档案的开辟和复制做事对褪变、磨损档案实时复制、修补。

5.作好库房的防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防强光等做事。

（1）严禁将易燃、易爆物品带东谈主库房区不准在库房内抽烟。

（2）老到消防用品的使用方法逐日放工前拉下能源电源电闸。

（3）保持库房清沽，抛弃必要的药品作念好防虫做事。

(4)库房圭臬温度为14-24℃圭臬湿度为45-65%，要根据季节和气象变化援助库房湿度，并进展作好库房温湿度记录。

(5)逐日放工前要关好库房门窗，锁好双锁，确保防盗。

(6)不轻松翻开库房门窗，如无极端情况库房窗帘不要拉开以防尘土及强光射入。

6.库房箱柜摆放，档册排列，要得当范例要求整王人齐截便于照料和东谈主员通行。

六、档案的接收轨制

档案馆管当事人谈主员在接收各部门移交的档册时要把好"三关"，办清手续。具体章程如下:

1.把好接收档册归档率关。档案东谈主员要老到被接收部门应归档老例内容和范围，对所归档册一一双照使其归档率达到100%。

2.把好档册质料关。档案东谈主员要对档册质料进行检察检察的内容主要有:

（1）文献材料组卷合理，保持文献之间的有机推断；

（2）卷内文献排列有序，编号得当要求；

（3）卷内目次、备考表填写范例、王人全、通晓；

（4）卷内文献装订整王人，小张文献托裱，无金属物，无掉页；

（5）卷内文献无圆珠笔、铅笔、复写等不利与恒久保存的笔迹；

（6）档册标题拟写简明、准确，得当“三要素”要求；

（7）被接收文献卷内文献王人全。

对不得当以上要求的档册，有档案馆东谈主员进行指导，直到整改得当要求后，方可接收。

3.把好档案归档时候关。对千般档案的归档时候严格把关。对未按时归档的部门实时催促归档。

4.办好布置办续。对部门归档时提供的布置单要与档案实体核对，阐明无误后署名接收，并留一份接收单保存。

对科研档案、基建档案、仪器设备档案还要办理档案布置收条。档案东谈主员要协助以上档案形成负责东谈主对档案的齐全、准确进行审查，并监督部门负责东谈主在备考表“检察东谈主”位置上署名。

七、档案修改补充轨制

1、凡己归档的文献材料需要修改时，必须经所在部门主宰率领批准。未经批准，不得修改任何文献材料。修改后的文献材料，要由使命东谈主、部门负责东谈主署名盖印方可归档。

2.档案的补充吵嘴常严肃的事情，要谨慎从事。对于一般档案必须一次归王人，不允许归档不齐全。因极端情况，部门需向档案馆补充文献材料时档案东谈主员应实时将补充材料插东谈主卷内相应位置，并在卷内目次、帐本上补充填写明晰。

3.对于敞口档案，如仪器设备、科研款式、居品档案、相片档案等，要跟着做事的进展随时补充材料。在补充时，档案东谈主员也应实时将材料插东谈主卷内相应位置，并在卷内目次和档册目次上补充填写明晰，按照《预立卷和归档轨制》章程。

八、档案借阅轨制

1.我校各职能部门因做事需要可径直到档案室借阅本部门形成的档案，一般不成借阅其他部门的档案。需借出时，除按章程履行借阅手续外，还应作念到不羞辱、不损坏，不涂改、抽拆、勾划，不转借他东谈主，按期送还。

2.因做事需要查阅非本部门档案，除借阅者部门率领批准外，还需经档案立卷部门率领批准并由立卷部门兼职档案员审核借阅。

3.对于涉密档案和未公开发表的档案辛勤(科研效果、素质革新款式、财务档案、外事档案)仅供部门负责东谈主或课题组负责东谈主查阅，非负责东谈主查阅时，应持负责东谈主寄托查阅的笔墨依据，并由立卷部门兼职档案员审核借阅。

4.对己公开发展的或工夫转让的一般档案辛勤，我校教职工可凭做事证在档案部门查阅。

5.外单元东谈主员借阅档案，应持单元先容信（做事证或身份证），并经档案立卷部门率领同意方可借阅。

6.本校在校生查阅档案，须持本东谈主学生证和本系先容信按联系章程借阅。

7.职能部门办理师生联系手续或分解时需要提供档案材料的，应由立卷部门兼职档案员审核借阅。

8.档案照料东谈主员，对送还的档案应进展检察，核对无误后，方可办理送还手续，如发现问题要实时处理。

9.档案照料东谈主员在办理借阅手续时，要严格统登款式。

九、档案安全守秘及密级分手轨制

1.凡需守秘档案，在归档前必须由档案形成部门，按照联系守秘条例章程填写密级。密级分高明、高明、绝密三种。

2.档案室要严格执行借阅轨制，任何东谈主未经批准，不得将档案带出档案室，不得轻松复印、暗里抄录和传播高明、绝密档案内容。

3.档案室日常做事用办公废纸、废件等清贫文献要如期阵一火，不得轻松乱仍。

4.非档案馆东谈主员不得轻松进入档案库房。

5.档案室要会同校守秘委员会和联系业务处（室），根据联系章程如期对档案的密级进行审查援助。

6.涉密档案如有丢失，应在24小时内实时报档案室，档案室实时上报校守秘委员会，根据《档案法》和《守秘法》联系章程，视情节根究当事东谈主使命。

7.档案做事守秘事项及具体范围

（1）高明级事项

档案批量运输的时候、道路及具体范围

（2）高明级事项

重要科研效果、发明创造以及实验、出产配方和工艺诀要。

（3）应作里面事项照料，不得暗里扩散的内容

档案中波及个东谈主诡秘部分；

清贫的会议记录；

联系管帐档案。

8.联系管当事人谈主员应严格执行本校“档案借阅轨制”和“档案安全守秘及密级分手轨制”。

十、计算机使用照料轨制

1.为加强档案室计算机的范例化照料和襄助平日的办公递次，幸免操作失当形成的计算机软、硬件设备过火外围设备的损坏；幸免东谈主为原因形成相聚的拥挤气象，按照计算机操作范例等联系章程，结共计算机的试验使用情况，制定本章程。

2.本部门通盘计算机的使用均适用本章程。

3.计算机的购买、使用、襄助、维修等项业务以及办公相聚由全室长入照料，室内指定老到计算机旨趣的东谈主员作念计算机照料员，负责计算机的日常襄助和照料做事。

4.计算机使用东谈主员应老到机器性能，防备机器，严格按范例方式操作计算机，切忌违法操作，不准暗里拆修机器，出现问题实时与照料员推断惩处。

5.要作念到东谈主走停机断电，幸免计算机、打印机等办公设备的疲顿使用，镌汰机器损耗，从简能源。

6.为保证本部门办公系统的安全，使用外带存储设备（如软盘、U盘、光盘、移动硬盘等）时必须查杀病毒后方可使用。

7.如期对计算机系统进行襄助，实时安设系统补丁，升级杀毒软件，如期查、杀病毒。

8.安设档案照料系统的计算机行为专用服务器，由专东谈主宰理。服务器除必须的应用软件外，不得安设其他软件，不得用其上网或作他用。服务器保存的档案信息每天要进行数据备份，并如期进行异域备份。安设专用的杀毒软件和防火墙，防护黑客攻击或病毒糟蹋，确保服务器数据的安全。

9.需要设立开机口令的计算神秘如期更换密码，密码设立不成过于轻松。档案照料系统的登录密码要常常更换，况兼提退守秘。

10.辞谢轻松安设网页上附带的千般软件和控件，对于邮件中的附件应先杀毒后下载，对来历不解的邮件突出是其附件不成璷黫翻开，以退守病毒的侵入。

11.计算机设备的报损，按照学校的联系章程执行。

第六章   附则

一、本汇编自公布之日起执行，原我校档案做事联系的章程和办法同期废止。

二、本汇编由综合档案室负责解释。

三、附：《高等学校档案照料办法》

中华东谈主民共和国教授部、国 家 档 案 局令　

　　               第　27　号

根据档案法和联系章程，教授部和国度档案局制定了《高等学校档案照料办法》，现予公布，自2008年9月1日起执行。

教授部部长　周　济

档案局局长　杨冬权

二○○八年八月二旬日

 

高等学校档案照料办法

第一章　总　则

第二章　机构设立与东谈主员配备

第三章　档案照料

第四章　档案的利用与公布

第五章　条目保障

第六章　奖励与处罚

第七章　附　则

　　    

第一章　总　则

　　第一条　为范例高等学校档案做事，进步级案照料水平，有用保护和利用档案，根据《中华东谈主民共和国档案法》过火实施办法，制定本办法。

　　第二条　本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、素质、科研、照料等行为径直形成的对学生、学校和社会有保存价值的千般笔墨、图表、声像等不同方式、载体的历史记录。

　　第三条　高校档案做事是高等学校清贫的基础性做事，学校应当加强照料，将之纳入学校举座发展盘算。

　　第四条　国务院教授行政部门主宰寰宇高校档案做事。省、自治区、直辖市东谈主民政府教授行政部门主宰本行政区域内高校档案做事。

　　国度档案行政部门和省、自治区、直辖市东谈主民政府档案行政部门在任责范围内负责对高校档案做事的业务指导、监督和检察。

　　第五条　高校档案做事由高等学校校长率领，其主要职责是：

　　（一）贯彻执行国度对于档案照料的法律法例和方针计策，批准学校档案做事规章轨制；

　　（二）将档案做事纳入学校举座发展盘算，促进档案信息化建设与学校其他做事同步发展；

　　（三）建立健全与办学范畴相得当的高校档案机构，落实东谈主员编制、档案库房、发展档案劳动所需设备以及经费；

　　（四）研究决定高校档案做事中的清贫赏罚和其他重要问题。

　　分担档案做事的校率领协助校长负责档案做事。

第二章　机构设立与东谈主员配备

　　第六条　高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

　　具备下列条目之一的高等学校应当耕种档案馆：

　　（一）建校历史在50年以上；

　　（二）全日制在校生范畴在1万东谈主以上；

　　（三）已辘集看守的档案、辛勤在3万卷（长度300延长米）以上。

　　未耕种档案馆的高等学校应当耕种综合档案室。

　　第七条　高校档案机构是保存和提供利用学校档案的成心机构，应当具备得当要求的档案库房和照料设施。

　　需要极端条目看守或者利用频繁且具有一定孤独性的档案，可以根据试验需要耕种分室单独看守。分室是高校档案机构的分支机构。

　　第八条　高校档案机构的照料职责是：

　　（一）贯彻执行国度联系档案做事的法律法例和方针计策，综共盘算学校档案做事；

　　（二）拟订学校档案做事规章轨制，并负责贯彻落实；

　　（三）负责接收（搜集）、整理、果决、统计、看守学校的千般档案及联系辛勤；

　　（四）编制检索器具，编研、出书档案史料，开发档案信息资源；

　　（五）组织实施档案信息化建设和电子文献归档做事；

　　（六）开展档案的敞开和利用做事；

　　（七）开展学校档案管当事人谈主员的业务培训；

　　（八）利用档案开展多种方式的宣布道育行为，充分施展档案的文化教授功能；

　　（九）开展国表里档案学术研究和交流行为。

　　有条目的高校档案机构，可以肯求创设爱国主义教授基地。

　　第九条　高校档案馆设馆长又名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任又名，根据需要可以设副主任一至二名。

　　馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责东谈主），应当具备以下条目：

　　（一）见原档案劳动，具有高级以上专科工夫职务任职经历；

　　（二）有组织照料才气，具有开拓翻新意志和精神；

　　（三）年富力强，体魄健康。

　　第十条　高等学校应当为高校档案机构配备专职档案管当事人谈主员。

　　高校专职档案管当事人谈主员列入学校劳动编制。其编制东谈主数由学校根据本校档案机构的档案数目和做事任务确定。

　　第十一条　高校档案管当事人谈主员应当遵纪遵法，爱岗敬业，以身殉职，具备档案业务学问和相应的科学文化学问以及当代化照料技能。

　　第十二条　高校档案机构中的专职档案管当事人谈主员，实行专科工夫职务聘任制或者职员职级制，享受学校素质、科研和照料东谈主员同恭候遇。

　　第十三条　高等学校对恒久战争有毒无益物资的档案管当事人谈主员，应当按照法律法例的联系章程采取有用的防护措施退守职业中毒事故的发生，保障其照章享有工伤社会保障待遇以过火他联系待遇，并可以按照联系章程赐与补助。

第三章　档案照料

　　第十四条　高等学校应当建立、健全档案做事的检察、考核与评估轨制，如期布置、检察、转头、验收档案做事，明确岗亭职责，强化使命意志，进步学校档案照料水平。

　　第十五条　高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文献材料的归档范围是：

　　（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的千般会议文献、会议记录及纪要；各党群部门的做事盘算、转头；上司机关与学校对于党群照料的文献材料。

　　（二）行政类：主要包括高等学校行政做事的千般会议文献、会议记载及纪要；上司机关与学校对于东谈主事照料、行政照料的材料。

　　（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教授学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、赏罚记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

　　（四）素质类：主要包括反馈素质照料、素质实践和素质研究等行为的文献材料。按原国度教委、国度档案局发布的《高等学校素质文献材料归档范围》（（87）教办字016号）的干系章程执行。

　　（五）科研类：按原国度科委、国度档案局发布的《科学工夫研究档案照料暂行章程》（国档发〔1987〕6号）执行。

　　（六）基本建设类：按国度档案局、原国度计委发布的《基本建设款式档案辛勤照料暂行章程》（国档发〔1988〕4号）执行。

　　（七）仪器设备类：主要包括千般国产和外洋引进的精密、可贵、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套立时工夫文献以及在接收、使用、维修和改进做事中产生的文献材料。

　　（八）居品出产类：主要包括高等学校在产学研经由中形成的文献材料、样品或者样品相片、摄像等。

　　（九）出书物类：主要包括高等学校自行剪辑出书的学报、其他学术刊物及本校出书社出书物的审稿单、原稿、样书及出书刊行记录等。

　　（十）外事类：主要包括学校派遣联系东谈主员出席国际会议、放洋窥探、讲学、合作研究、学习锻练的材料；学校聘用的境外各人、教师在素质、科研等行为中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及照料番邦或者港澳台地区各人、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外东谈主士名誉职务、学位、称号等的材料。

　　（十一）财会类：按财政部、国度档案局发布的《管帐档案照料办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

　　高等学校可以根据学校试验情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、摄像（灌音）带等千般载体方式。

　　第十六条　高等学校实行档案材料形成单元、课题组立卷的归档轨制。

　　学校各部门负责档案做事的东谈主员应当按照归档要求，组织本部门的素质、科研和照料等东谈主员实时整理档案和立卷。立卷东谈主应当按照纸质文献材料和电子文献材料的当然形成门径，对文献材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目次，交本部门负责档案做事的东谈主员检察及格后向高校档案机构移交。

　　第十七条　归档的档案材料应当质地优良，书绘工致，声像通晓，得当联系范例和圭臬的要求。电子文献的归档要求按照国度档案局发布的《电子公文归档照料暂行办法》以及《电子文献归档与照料范例》（GB/T 18894-2002）执行。

　　第十八条　高校档案材料归档时候为：

　　（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；

　　（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；

　　（三）科研类档案应当在款式完成后两个月内归档，基建类档案应当在款式完成后三个月内归档。

　　第十九条　高校档案机构应当对档案进行整理、分类、果决和编号。

　　第二十条　高校档案机构应当按照国度档案局《机关文献材料归档范围和秘书档案看守期限章程》，确定档案材料的看守期限。对看守期限已满、已失去保存价值的档案，经联系部门果决并登记造册报校长批准后，赐与阵一火。未经果决和批准，不得阵一火任何档案。

　　第二十一条　高校档案机构应当经受先进的档案保护工夫，退守档案的阻挡、磨灭、霉变和磨灭。对已经阻挡或者笔迹磨灭的档案，应当实时开辟或者复制。对清贫档案和阻挡、磨灭开辟的档案应当实时数字化，加工成电子档案看守。

　　第二十二条　高校档案由高校档案机构看守。在国度需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

　　第二十三条　高等学校与其他单元单干配合完成的款式，高校档案机构应当至少保存一整套档案。配合单元除保存与我方承担任务联系的档案蓝本之外，应当将复制件送交高校档案机构保存。

　　第二十四条　高等学校中的个东谈主对其从事素质、科研、照料等职务行为所形成的千般载体方式的档案材料，应当按照章程实时归档，任何个东谈主不得占为己有。

　　对于个东谈主在其非职务行为中形成的清贫档案材料，高校档案机构可以通过搜集、代管等方式进行照料。

　　高校档案机构对于与学校联系的千般档案史料的搜集，应当制定成心的轨制和办法。

　　第二十五条　高校档案机构应当对所归档案和辛勤的看守情况如期检察，摈弃安全隐患，遇有极端情况，应当立即向校长酬报，实时处理。

　　档案库房的工夫照料做事，应当建立、健全联系规章轨制，由专东谈主负责。

　　第二十六条　高校档案机构应当进展执行档案统计年报轨制，并按照国度联系章程报送档案做事基本情况统计报表。

第四章　档案的利用与公布

　　第二十七条　高校档案机构应当按照国度联系章程公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个东谈主无权公布学校档案。

　　属下列情况之一者，不合外公布：

　　（一）波及国度高明的；

　　（二）波及专利或者工夫高明的；

　　（三）波及个东谈主诡秘的；

　　（四）档案形成单元章程限制利用的。

　　第二十八条　凡持有正当分解的单元或者持有正当身份分解的个东谈主，在表明利用档案的办法和范围并履行干系登记手续后，均可以利用已公布的档案。

　　境外组织或者个东谈主利用档案的，按照国度联系章程办理。

　　第二十九条　查阅、撮要、复制未敞开的档案，应当经档案机构负责东谈主批准。波及未公开的工夫问题，应当经档案形成单元或者本东谈主同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案波及重要问题或者国度高明，应当经学校守秘做事部门批准。

　　第三十条　高校档案机构提供利用的清贫、罕见档案，一般不提供原件。如有极端需要，应当经档案机构负责东谈主批准。

　　加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效用。

　　第三十一条　高校档案敞开应当耕种成心的有瞻念看室，并编制必要的检索器具（著录圭臬按《档案著录规矩》（DA/T18-1999）执行），提供敞开档案目次、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条目。

　　第三十二条　高校档案机构是学校出具档案分解的唯独机构。

　　高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条目，用于公益办法的，不得收取用度；用于个东谈主或者生意办法的，可以按照联系章程合理收取用度。

　　社会组织和个东谈主利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

　　第三十三条　寄存在高校档案机构的档案，归寄存者通盘。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

　　第三十四条　高校档案机构应当积极开展档案的编研做事。出书档案史料和公布档案，应当经档案形成单元同意，并报请校长批准。

　　第三十五条　高校档案机构应当采取多种方式（如举办档案展览、摆列、建设档案网站等），积极开展档案宣传做事。有条目的高校，应当在干系专科的高年纪开设联系档案照料的选修课。

第五章　条目保障

　　第三十六条　高等学校应当将高校档案做事所需经费列入学校预算，保证档案做事的需求。

　　第三十七条　高等学校应当为档案机构提供专用的、得当档案照料要求的档案库房，对不得当档案劳动发展需要或者不得当档案看守要求的馆库，按照《档案馆建设圭臬》（建标103-2008）的要求实时进行改扩建或者新建。

　　存放涉密档案应当设有成心库房。

　　存放声像、电子等极端载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防无益生物等必要设施。

　　第三十八条　高等学校应当耕种专项经费，为档案机构配置档案照料当代化、档案信息化所需的设备设施，加速数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章　奖励与处罚

　　第三十九条　高等学校对在档案做事中作念出下列孝敬的单元或者个东谈主，给予奖赏与奖励：

　　（一）在档案的网罗、整理、提供利用做事中作念出显赫收货的；

　　（二）在档案的保护和当代化照料做事中作念出显赫收货的；

　　（三）在档案学研究及档案史料研究做事中作念出清贫孝敬的；

　　（四）将清贫的或者罕见的档案捐馈遗高校档案机构的；

　　（五）同违犯档案法律法例的行动作斗争，涌现杰出的。

　　第四十条　有下列行动之一的，高等学校应当对径直负责的主宰东谈主员和其他径直使命东谈主员照章给予处分；组成罪人的，由司法机关照章根究处分。

　　（一）粗俗包袱，形成档案损坏、丢失或者私自阵一火档案的；

　　（二）违犯守秘章程，私自提供、抄录、公布档案的；

　　（三）涂改、伪造档案的；

　　（四）私自出卖、解救、交换档案的；

　　（五）不按章程归档，完结归档或者将档案占为己有的；

　　（六）其他违犯档案法律法例的行动。

第七章　附　则

　　第四十一条　本办法适用于千般无为高等学校、成东谈主高等学校。

　　第四十二条　高等学校可以根据本办法制订实施敬佩。

　　高等学校附属单元（包括附属病院、校办企业等）的档案照料，由学校根据试验情况自主确定。

　　第四十三条　本办法自2008年9月1日起执行。国度教授委员会1989年10月10日发布的《无为高等学校档案照料办法》（国度教授委员会令第6号）同期废止。